From a25ec23196f9de75d12772fc467c4eee2bfdbf96 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Alexis=20M=C3=A9taireau?= Date: Tue, 18 Oct 2016 17:46:20 +0200 Subject: [PATCH 1/3] Ajout d'un article de retour (wip) --- content/201610.retours.rst | 90 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 1 file changed, 90 insertions(+) create mode 100644 content/201610.retours.rst diff --git a/content/201610.retours.rst b/content/201610.retours.rst new file mode 100644 index 0000000..62bc72f --- /dev/null +++ b/content/201610.retours.rst @@ -0,0 +1,90 @@ +La Pycon-FR est terminée, quelques retours sur l'organisation +############################################################# + +:slug: retours +:lang: fr +:date: 2016-10-18 + +La Pycon-FR s'est terminée ce dimanche soir, ou plus exactement ce lundi +après-midi pour la plupart d'entre nous. Il reste encore quelques efforts +à fournir pour la publication des vidéos de présentation, mais le gros est +derrière nous. + +On voulait profiter d'avoir encore tout ça en tête pour faire des retours "à +chaud" sur l'organisation de ces conférences, pour notamment proposer des +pistes d'amélioration pour les équipes qui prendront le relai les années +suivantes. + +Gestion des bénévoles +===================== + +Cette année, pour la gestion des bénévoles on a préparé un planning pour +chaque personne afin d'avoir tout le temps une ou plusieur personne à chacun +des postes. Sur le papier ça sonnait pas mal, et dans d'autres contextes +(festival) ça fonctionne bien, mais en pratique cela posait certains soucis, +notemment à cause du fait que certains créneaux n'étaient pas prévu comme il +faut. + +Avant les conférences, chaque bénévole à pu entrer ses disponibilités par demi +journée, et le planning à été fait en fonction. Les quelques jours avant le +début, un planning à été distribué personne par personne, avec les +affectations. + +Voici quelques erreurs qu'on a pu faire, et quelques pistes potentielles pour +faire mieux: + +- Pour les salles, trois personnes étaient prévues à chaque fois, pour chaque + demi journée. Le samedi, juste avant le début des conférences les personnes + n'étaient pas présentes dans les salles et il à fallu courir pour réussir + à les trouver. Le dimanche, nous avons choisi de se retrouver 30mn avant le + début des conférences, ce qui à permi de briefer tout le monde d'un coup et + d'éviter de courir pour trouver des remplaçant.e.s à la dernière minute. + +- Pour le petit déjeuner, nous avions prévu uniquement d'avoir quelqu'un (deux + personnes) de 9h à 10h30, oubliant que le café est une des boissons préférés + des developeurs. Certaines personnes ont donc tenu le stand café / thé toute + la journée, alors même que ce n'était pas prévu. A refaire, je pense qu'il + faut choisir d'ouvrir simplement pour des créneaux spécifiques, du type 9h + → 10h30 puis pendant les pauses et à la fin du repas. Le reste du temps… pas + de café ! + +- D'une manière générale, la gestion des bénévole nous a demandé de courir un + peu partout, tout simplement parce que nous n'avons pas su déléguer + correctement. Une autre manière de s'organiser aurait été d'avoir un + responsable de chaque track, puis pour l'espace central et pour l'accueil, + qui s'occupe de tout faire tourner correctement pour les deux jours. Nous ne + l'avions pas fait parce que nous avons eu du mal à demander de l'aide pour + des durées aussi longues (deux jours, non-stop), et nous étions donc les + personnes charnières, communiquant les retours du matin au bénévoles de + l'après midi. + +- Nous avions prévu d'avoir des postes de bénévoles volants durant les deux + jours, pour parer aux éventuels soucis de dernière minute, et c'était quelque + chose d'utile. À refaire, en mettant toute l'équipe d'organisation en + volante. + +Numéros de téléphone +==================== + +Nous avions demandé aux conférenciers et aux bénévoles leurs numéros de +téléphone, au cas ou nous en aurions besoin, et c'est d'une aide précieuse. +Nous avons pu communiquer à la dernière minute avec les bénévoles et changeant +quelques plans à la volée (avancement des temps de réunion par exemple). + +Des numéros "d'urgence" étaient également disposés dans chacune des salles, +pour apeller les organisateurs en cas de souci technique, de gestion des +bénévoles et autre. L'ensemble des numéro de téléphone des conférenciers +étaient aussi disponible pour les gérants de salle, ce qui s'est révélé utile +pour rapeller à quelqu'un que sa présentation commence :) + +Technique +========= + +- S'assurer d'avoir un retour son pour les enregistrements + +Déplacements +============ + +Cette année, nous avons loué un camion du jeudi au lundi, pour déplacer +barnums, tables et bancs. C'était une excellente idée, je ne sais même pas +comment nous nous en serions sorti sans ça. From 615b0864295111b3b3063525fd65e53519839ed1 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Alexis=20M=C3=A9taireau?= Date: Tue, 18 Oct 2016 17:53:20 +0200 Subject: [PATCH 2/3] Quelques modificiations sur l'article de retours --- content/201610.retours.rst | 29 +++++++++++++++++++++++++++-- 1 file changed, 27 insertions(+), 2 deletions(-) diff --git a/content/201610.retours.rst b/content/201610.retours.rst index 62bc72f..538db6c 100644 --- a/content/201610.retours.rst +++ b/content/201610.retours.rst @@ -77,8 +77,16 @@ bénévoles et autre. L'ensemble des numéro de téléphone des conférenciers étaient aussi disponible pour les gérants de salle, ce qui s'est révélé utile pour rapeller à quelqu'un que sa présentation commence :) -Technique -========= +Inscriptions +============ + +Le fait d'avoir une inscription nous à permi d'établir un canal de +communication email avec les présent.e.s. C'est assez utile pour préciser des +informations de dernière minute, comme par exemple quand nous nous avons flippé +de ne voir personne débarquer pour la soirée d'ouverture. + +Enregistrements +=============== - S'assurer d'avoir un retour son pour les enregistrements @@ -88,3 +96,20 @@ Déplacements Cette année, nous avons loué un camion du jeudi au lundi, pour déplacer barnums, tables et bancs. C'était une excellente idée, je ne sais même pas comment nous nous en serions sorti sans ça. + +Site et point technique +======================= + +Cette année, nous avons utilisé un site basé sur l'outil `Pelican +`_ ce qui est assez utile pour avoir un *workflow* +de travail avec du contôle de ses pairs. Chaque modification du site à pu être +revue et corrigée en cas de soucis. En comparaison aux outils que nous +utilisions précédemment, c'était plus sympa. + +Conjointement, nous avons utilisé `fourmilieres.net +`_ pour le formulaire d'inscription, ce qui nous +à permi de récupérer les données d'inscriptions directement dans un format +exploitable en python (json). + +Le seul point noir était la création du programme, qui à necessité +l'utilisation d'expressions regulières un peu compliquées pour s'en sortir… From 63ab1d694fabefceda2e4652d84d1c3d6dd16640 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Alexis=20M=C3=A9taireau?= Date: Fri, 21 Oct 2016 13:35:40 +0200 Subject: [PATCH 3/3] Quelques corrections --- content/201610.retours.rst | 51 +++++++++++++++++++------------------- 1 file changed, 26 insertions(+), 25 deletions(-) diff --git a/content/201610.retours.rst b/content/201610.retours.rst index 538db6c..16d4ba2 100644 --- a/content/201610.retours.rst +++ b/content/201610.retours.rst @@ -12,46 +12,47 @@ derrière nous. On voulait profiter d'avoir encore tout ça en tête pour faire des retours "à chaud" sur l'organisation de ces conférences, pour notamment proposer des -pistes d'amélioration pour les équipes qui prendront le relai les années +pistes d'amélioration pour les équipes qui prendront le relais les années suivantes. Gestion des bénévoles ===================== Cette année, pour la gestion des bénévoles on a préparé un planning pour -chaque personne afin d'avoir tout le temps une ou plusieur personne à chacun +chaque personne afin d'avoir tout le temps une ou plusieurs personne à chacun des postes. Sur le papier ça sonnait pas mal, et dans d'autres contextes (festival) ça fonctionne bien, mais en pratique cela posait certains soucis, -notemment à cause du fait que certains créneaux n'étaient pas prévu comme il +notamment à cause du fait que certains créneaux n'étaient pas prévu comme il faut. -Avant les conférences, chaque bénévole à pu entrer ses disponibilités par demi -journée, et le planning à été fait en fonction. Les quelques jours avant le -début, un planning à été distribué personne par personne, avec les +Avant les conférences, chaque bénévole a pu entrer ses disponibilités par demi +journée, et le planning a été fait en fonction. Les quelques jours avant le +début, un planning a été distribué personne par personne, avec les affectations. Voici quelques erreurs qu'on a pu faire, et quelques pistes potentielles pour faire mieux: - Pour les salles, trois personnes étaient prévues à chaque fois, pour chaque - demi journée. Le samedi, juste avant le début des conférences les personnes - n'étaient pas présentes dans les salles et il à fallu courir pour réussir - à les trouver. Le dimanche, nous avons choisi de se retrouver 30mn avant le - début des conférences, ce qui à permi de briefer tout le monde d'un coup et + demi-journée. Le samedi, juste avant le début des conférences les personnes + n'étaient pas présentes dans les salles et il a fallu courir pour réussir + à les trouver. Le dimanche, nous avons choisi de nous retrouver 30mn avant le + début des conférences, ce qui a permis de briefer tout le monde d'un coup et d'éviter de courir pour trouver des remplaçant.e.s à la dernière minute. - Pour le petit déjeuner, nous avions prévu uniquement d'avoir quelqu'un (deux personnes) de 9h à 10h30, oubliant que le café est une des boissons préférés - des developeurs. Certaines personnes ont donc tenu le stand café / thé toute - la journée, alors même que ce n'était pas prévu. A refaire, je pense qu'il + des développeurs. Certaines personnes ont donc tenu le stand café / thé toute + la journée, alors même que ce n'était pas prévu. À refaire, je pense qu'il faut choisir d'ouvrir simplement pour des créneaux spécifiques, du type 9h → 10h30 puis pendant les pauses et à la fin du repas. Le reste du temps… pas - de café ! + de café ! Ou sinon, prévoir un roulement des bénévoles tout au long de la journée, + mais ça reste difficile à gérer (il faut courir après les gens, etc). -- D'une manière générale, la gestion des bénévole nous a demandé de courir un +- D'une manière générale, la gestion des bénévoles nous a demandé de courir un peu partout, tout simplement parce que nous n'avons pas su déléguer - correctement. Une autre manière de s'organiser aurait été d'avoir un - responsable de chaque track, puis pour l'espace central et pour l'accueil, + correctement. Une autre manière de nous organiser aurait été d'avoir un + responsable de chaque *track*, puis pour l'espace central et pour l'accueil, qui s'occupe de tout faire tourner correctement pour les deux jours. Nous ne l'avions pas fait parce que nous avons eu du mal à demander de l'aide pour des durées aussi longues (deux jours, non-stop), et nous étions donc les @@ -59,7 +60,7 @@ faire mieux: l'après midi. - Nous avions prévu d'avoir des postes de bénévoles volants durant les deux - jours, pour parer aux éventuels soucis de dernière minute, et c'était quelque + jours, pour parrer aux éventuels soucis de dernière minute, et c'était quelque chose d'utile. À refaire, en mettant toute l'équipe d'organisation en volante. @@ -72,16 +73,16 @@ Nous avons pu communiquer à la dernière minute avec les bénévoles et changea quelques plans à la volée (avancement des temps de réunion par exemple). Des numéros "d'urgence" étaient également disposés dans chacune des salles, -pour apeller les organisateurs en cas de souci technique, de gestion des +pour appeler les organisateurs en cas de souci technique, de gestion des bénévoles et autre. L'ensemble des numéro de téléphone des conférenciers étaient aussi disponible pour les gérants de salle, ce qui s'est révélé utile -pour rapeller à quelqu'un que sa présentation commence :) +pour rappeler à quelqu'un que sa présentation commence :) Inscriptions ============ -Le fait d'avoir une inscription nous à permi d'établir un canal de -communication email avec les présent.e.s. C'est assez utile pour préciser des +Le fait d'avoir une inscription nous a permis d'établir un canal de +communication *email* avec les présent.e.s. C'est assez utile pour préciser des informations de dernière minute, comme par exemple quand nous nous avons flippé de ne voir personne débarquer pour la soirée d'ouverture. @@ -102,14 +103,14 @@ Site et point technique Cette année, nous avons utilisé un site basé sur l'outil `Pelican `_ ce qui est assez utile pour avoir un *workflow* -de travail avec du contôle de ses pairs. Chaque modification du site à pu être +de travail avec du contrôle de ses pairs. Chaque modification du site a pu être revue et corrigée en cas de soucis. En comparaison aux outils que nous utilisions précédemment, c'était plus sympa. Conjointement, nous avons utilisé `fourmilieres.net `_ pour le formulaire d'inscription, ce qui nous -à permi de récupérer les données d'inscriptions directement dans un format -exploitable en python (json). +a permis de récupérer les données d'inscriptions directement dans un format +exploitable en python (JSON). -Le seul point noir était la création du programme, qui à necessité +Le seul point noir était la création du programme, qui a nécessité l'utilisation d'expressions regulières un peu compliquées pour s'en sortir…